In Word, Excel en PowerPoint versies 2013 en 2016, kan je het startscherm uitschakelen zodat Open, Recent en sjablonen niet meer getoond worden en je direct naar een leeg blad gaat.
Start de applicatie en klik
BESTAND > Opties > Algemeen > onderaan ...
FILE > Options > General > onderaan ...
... haal het vinkje weg bij ‘Startscherm weergeven wanneer deze toepassing wordt gestart.’
Zodra je documenten bewaart, zal de standaard map altijd C:\Users\uwnaam\Documents zijn.
Als je bewaart op een netwerk of in een andere map, dan kan je veel tijd besparen door de standaard locatie te wijzigen.
Ga via Windowsverkenner naar de doel locatie. Kopieer de locatie.
Start Excel
BESTAND > Opties > Opslaan: wijzig “standaardbestandlocatie” > plak de locatie
FILE > Options > Save: wijzig “Default local file locations” > plak de locatie
In de ‘Format cells’ kan je onder andere de ‘Custom’ optie kiezen.
Deze kan gebruikt worden in plaats van het ‘vertragende’ conditional formatting’, ‘voorwaardelijke opmaak’.
Bij de opmaak zie je onder andere ## staan.
Deze opmaak bestaat uit vier ; (punt kommas) als volgt te gebruiken:
Positief getal ; negatief getal ; nullen ; tekst opmaak.
Voorbeeld
|
De opmaak
|
Getal 5
|
Getal -5
|
Getal 0 (nul)
|
Je kan ook combinaties van ###.## gebruiken voor decimale getallen
|
Zorg dat er getallen staan in de cel waar je het symbool zal gebruiken. De kolom ‘Verschil’ gaan we vervangen door symbolen.
|
|
Zoek het symbool dat je wenst via Insert > Symbol. Kopieer het naar een lege cel in de spreadsheet zodat je het later gemakkelijk kan kopiëren in de opmaak.
Kies bijvoorbeeld een pijl omhoog en een pijl omlaag, die kan je vinden in het WingDing lettertype (font). Klik op ‘Insert’ om ze toe te voegen aan een cel en kopieer dan de inhoud van die cel.
Maak nu de opmaak van de cel:
*** Copy paste van de symbolen werkt niet ***
Verander het font van de kolom ‘Verschil’ naar het font Wingdings.
Voorbeeld voor percentage:
[color10][>0.05];[red][<-0.05];[white]
De nullen worden dus wit.
In plaats van cellen manueel op te maken via de gekende 
opmaak knoppen, kan je het sneller aanpakken met celstijlen.
Gebruik de celstijlen die beschikbaar zijn in het Start-lint. Het volstaat op een opmaak te klikken om deze toe te passen op de cel waar de cursor staat. De uitleg ‘Standaard’, ‘Goed’, ‘Neutraal’ enzoverder heeft geen enkele invloed op de werking van de cel.
|
Je kan deze opmaak ook wijzigen door rechts te klikken op de celstijl: je kan dan aanvinken dat het om een cijfer gaat of het font, de uitlijning en de grootte aanpassen. Via de Opmaak-knop kan je tot in detail bepalen hoe deze stijl er moet uitzien.
|
|
Je kan zelf ook een nieuwe stijl maken en bewaren.
Ga in een cel staan en stel de opmaak in: probeer eens met een rood lettertype, gele achtergrond en de uitlijning die op 45 graden staat.
Zodra de opmaak klaar is, selecteer je de cel > in START > groep Stylen > klik op het meer-pijltje en selecteer ‘Nieuwe celstijl’.
Geef de stijl een titel, bijvoorbeeld, ‘Titels’. Omdat deze stijl een woord zal bevatten, vink je ‘Getal’ uit. Kijk de andere mogelijkheden na en vink ze aan of af.
Via de knop ‘Opmaak’ kan je deze opmaak perfect instellen. Dit is bijzonder handig indien je veel met ‘uren’ werkt. De opmaak stijl voor uren, zoals uitgelegd in tip 95, is een prima voorbeeld om zelf een stijl te maken.
Om de inhoud van een cel te wissen, druk je gewoon op de [DEL] toets. Maar daarmee is de opmaak van de cel nog niet verdwenen.
Om de cel opmaak te wissen ga je als volgt te werk:
START > Wissen > Opmaak wissen
OPGELET: dit zal ook de Voorwaardelijke Opmaak wissen.
Om snel te zien waar de formules precies zitten, kan je op [Ctrl] + [t] drukken. Excel toont in plaats van de resultaten, de formules die in de cellen staan. Druk nogmaals op [Ctrl] + [t] om terug te keren naar het werkblad met de resultaten.
Of BESTAND > Opties > Geavanceerd > Weergave opties voor dit werkblad: vink aan
FILE > Options > Advanced > Display options for this worksheet: vink aan
Soms gebeurt het dat je een formule typt, maar zodra je op Enter drukt om ze te activeren, dat je de formule ziet en niet het resultaat.
Kijk eerst na of het probleem niet veroorzaakt wordt door item 9 Formules in werkblad tonen.
Is dat niet geval dan:
- Klik op de cel die de formule bevat > zorg dat deze cel geformatteerd is als “general”
- In dezelfde cel > druk op [F2] > zorg dat er een ‘=’ teken staat voor de formule > Druk op Enter
Dit is bijzonder handig om telefoonnummers in een tabel in te brengen. Typ je in een cel een telefoonnummer zoals 053123456 dan zal dit getal rechts in de cel gelinieerd worden en de voorloop nul (0) zal verdwijnen.
Om dit op te lossen kan je eerst alle cellen die een telefoonnummer moeten bevatten, via de cel eigenschappen, omvormen naar tekst.
Selecteer de cellen > rechts klik > cel eigenschappen > in het tabblad Getal > klik in de lijst op Tekst > OK.
Selecteer de cellen > rechts klik > Format cells > in het tabblad Number > klik in de lijst op Text > OK.
Het kan gebeuren dat getallen als tekst worden gezien. Voor je ze kan gebruiken in berekeningen, dien je deze cellen eerst te converteren.
Selecteer de cellen. Er verschijnt links bovenaan de cel, een groen hoekje. Klik vervolgens op deze infolabel en klik de optie ‘Converteren naar getal’ aan.
Krijg je al eens Excel bestanden binnen van de andere kant van de wereld? Of ontvang je lijsten die door snode software opgebouwd worden zonder rekening te houden met de Europese instelling van je PC?
Heb je dan problemen met datums en getallen die door jouw Excel installatie niet herkend worden?
We gaan de gegevens omzetten naar Europese formaten. Het gemakkelijkste is om kolom per kolom onderstaande instructies uit te voeren. Dus eerst de cellen met getallen, dan de cellen met datums of omgekeerd, dat werkt makkelijker en vlotter maar niet met alle gegevens gelijker tijd.
Selecteer de cellen die de niet herkende data bevatten.
Gebruik dan GEGEVENS > Tekst naar kolommen
- Stap 1
- Gescheiden: er is een karakter dat de kolommen scheidt van elkaar, bijvoorbeeld een ; (punt komma). Dit kan je te weten komen door het bestand eventueel te openen in Notepad.
- Vaste breedte: de afstand tussen de verschillende kolommen staat vast
- Kies ‘Gescheiden’ > omdat we slechts 1 kolom van gegevens geselecteerd hebben, is dit hier eigenlijk niet van belang.
- Stap 2
- Het scheidingsteken is niet belangrijk want er is maar 1 kolom
|
|
Stap 3 Het gaat hier om een DATUM > in het formaat YMD, jaar/maand/dag Klik op Finish > de datum zal omgezet worden |
|
|
Stap 3 Het gaat hier om een DATUM > in het formaat YDM, jaar/dag/maand Klik op Finish > de datum zal omgezet worden |
|
|
Stap 3 Het gaat hier om een Standaard > GEAVANCEERD-knop > wat is het decimale teken en het scheidingsteken voor duizendtallen in het huidige cijfer. Stap 4 Zet de celeigenschap ook op Getal of Valuta indien nodig. |
Als je met grote rekenbladen werkt en niet alle rijen of kolommen hoeft te zien, kan je ze verstoppen.
In onderstaande schermafbeelding, zie je duidelijk dat kolommen G, H en I verborgen zijn.
Dit is ook handig om documenten te printen: verberg de kolommen die niet geprint moet worden. Zo kan je er ook voor zorgen dat brede tabellen toch op een (liggend) A4’tje passen.
- Selecteer de rij(en) of kolom(men) die je wilt verbergen.
- START > groep Cellen > Opmaak > Weergeven en verbergen > Kies Rij (of kolom) Verbergen.
Als je verborgen rijen wilt weergeven, selecteer een aantal cellen in de rij boven en onder de verborgen rijen.
Om de verborgen kolommen weer te geven, selecteer een aantal cellen in de kolom links en rechts van de verborgen kolommen.
START > groep Cellen > Opmaak > Weergeven en verbergen > Kies Rij (of kolom) zichtbaar maken.
Het gebeurt al eens dat je kolom A (en B en C) of rij 1 (en 2 en 3) verborgen hebt. In dat geval is het niet eenvoudig om die terug zichtbaar te maken. Deze manier zal zeker helpen.
- druk op [F5] = Ga Naar
- bij Referentie typ je
- 1:1 om rij 1 te selecteren. Je kan ook typen 1:3 om rijen 1 tot en met 3 te selecteren.
- A:A om kolom A te selecteren. Je kan ook A:C typen om kolommen A tot en met C te selecteren
- Klik OK
- De kolommen/rijen zijn nu geselecteerd (ook al zie je ze niet op het scherm)
- START > Formateren > tonen verbergen, kan je nu de kolommen/rijen tonen.
Voor standaard formules kan je snel Autosom (Sigma: E) in het START-lint gebruiken.
Typ een aantal getallen en druk telkens op [Enter] om een cel te zakken. In de onderste lege cel, klik je op het Autosom teken.
Nog sneller is in de onderste cel de toetsencombinatie [Alt] + [=] te gebruiken.
Lees zeker ook de volgende items over 'sommen maken'.
|
Maak een range met cijfers
|
Selecteer deze cijfers en een extra kolom ernaast en rij eronder. |
Klik nu op het Sigma teken |
De sommen worden rond deze cijfertabel gemaakt.
De =SOM() functie is simpel in gebruik. Ze berekent het totaal van een cellenbereik. Zowel de zichtbare als de niet zichtbare of verborgen cellen. Dat kan dus vreemde resultaten opleveren zoals getoond in bijgaande schermafdruk.
De lijnen 4, 5 en 6 zijn verborgen, toch toont de =SOM() functie het totaal van 100.
De =SUBTOTAAL(109,van:tot) functie doet dat niet, ze houdt enkel rekening met de zichtbare cellen.
Dit geldt ook voor de functie =GEMIDDELDE(). Die wordt dan =SUBTOTAAL(101;van:tot)
Typ je =Subtotaal( in plaats van Som of Gemiddelde of Aantal, dan krijg je een lijst met functie opties
De mogelijkheden van 1 tot en met 11 berekenen ook de verborgen cellen.
De mogelijkheden van 101 tot 109 tellen de verborgen cellen niet mee.
Met de =HERHALING() functie kan je een aantal tekens in een cel, een aantal keer laten herhalen. Dit kan gebruikt worden om een grafiekje te maken.
|
|
=HERHALING(“karakter_om_te_herhalen”;aantal_keer). In dit voorbeeld is de formule in cel B2 als volgt: NL: =HERHALING("*";A2) UK: =REPT(“*”;A2) |
Je kan ook een grafiekje maken met behulp van Voorwaardelijke opmaak.
- Copier de gegevens van A2:A7 naar de cellen B2:B7
- Selecteer de cellen B2:B7
- START > Voorwaardelijke Opmaak > Gegevens balken: klik op de gewenste kleur
- START > Voorwaardelijke Opmaak > Regels beheren > de gegevensbalk > regel bewerken > vink aan ‘Alleen balk weergeven’
Een eenvoudige =ALS() kan gebruikt worden indien er moet gekozen worden tussen twee opties.
Met ‘geneste’ functies kan er gekozen worden tussen meerdere opties.
Met de =EN() en de =OF() functies kan je testen of er aan meerdere voorwaarden voldaan werd.
Je begint eraan door te klikken op Fx, links van de formule balk, om snel en overzichtelijk deze formule op te bouwen.
Je kan ook [Shift] + [F3] gebruiken om dit scherm op te roepen.
|
|
Zoek in de lijst naar de ALS functie. Eventueel moet je Category op ALLES zetten om een overzicht van alle functies te krijgen. NL: =ALS() UK: =IF() |
|
|
Bij de logische test typ je de vergelijking die gemaakt moet worden om te bepalen of een cel daaraan voldoet of niet.
|
Daaronder typ je wat er moet gebeuren indien het resultaat van bovenstaande test voldoet en daaronder typ je wat er moet gebeuren indien het resultaat niet voldoet.
Als het resultaat van een examen groter is dan 55, dan is de persoon geslaagd, anders niet.
Is de inhoud van cel B2 groter dan 55?
Wat moet er gebeuren ‘als dat waar is’? Als de inhoud van B2 groter is dan 55.
Laat dan de ‘Geslaagd’ melding zien
Wat moet er gebeuren als ‘dat niet waar is’? Als de inhoud van B2 niet groter is dan 55.
Laat dan de ‘Niet geslaagd’ melding zien.
Wens je geen melding te tonen en het veld blanco te laten, typ dan “”, tweemaal dubbele aanhaaltekens.
Enkel de personen die “geslaagd” zijn worden op de proclamatie uitgenodigd.
Hier maken we gebruik van “”, tweemaal dubbele aanhaaltekens, om bij de niet geslaagden, het Uitnodiging veld leeg te laten door 2 dubbele aanhalingstekens naast elkaar te zetten (“”).
Als er een korting geven wordt, dan moet dit berekend en getoond worden.
Is de cel van de korting niet leeg, bereken dan de prijs MIN die korting.
Is de cel van de korting leeg, toon dan de prijs.
Als het woord “Geslaagd” is krijgt de gelukkige € 1000, staat er een ander woord, dan krijgt hij niets.
. 
Een functie ‘nesten’ binnen een formules is eenvoudiger dan je denkt door gebruik te maken van de Fx schermen. Uiteraard kan dit best met een voorbeeld getoond worden.
Je herkent een ‘geneste’ formule door de meerdere functies die in één formule staan.
Wens je een deel van deze formule te wijzigen, klik dan in de ALS die vóór het gedeelte staat van de te wijzigen formule > klik dan op Fx om het Functie scherm met dit gedeelte van de formule te tonen.
Dat is veel gemakkelijker dan met de cursor door de formule te bewegen tot je op de berekening bent die je wenst te wijzigen.
Een bedrijf heeft een inventaris opgemaakt en wil extra kortingen geven indien er te veel stuks in voorraad zijn.
Is de voorraad meer dan 5 stuks, dan wordt de prijs 5% verlaagd.
Is de voorraad meer dan 10 stuks, dan wordt de prijs 10% verlaagd.
Is de voorraad meer dan 30 stuks, dan wordt de prijs 20% verlaagd.
Denk goed na over de opbouw van de formule: ga je eerst testen of de voorraad meer dan 5 stuks is, dan wordt er 5% korting berekend. Maar 15 stuks in voorraad is ook meer dan 5, dus ook dan zal 5% korting gerekend worden en dat zou 10% moeten zijn! Je moet dus van hoog naar laag vergelijken en niet in de volgorde waarop deze lijst opgebouwd is.
- Begin zoals altijd bij het bouwen van een formule, door op Fx te klikken en de =ALS() functie te gaan zoeken in de lijst.
In de eerste logische test gaan we het ‘aantal in voorraad’ eerst vergelijken met de hoogste voorraad parameter. Als de voorraad (25) hoger is dan die parameter (30) wordt dus 20% korting gegeven.
Als dat zo is tonen we de korting van 20% die in cel E29 staat.
In dit geval is dat niet zo: we moeten dus een tweede logische test bouwen.
- Zet de cursor in ‘Waarde-als-onwaar’. Let goed op dat de cursor daar staat want de meeste geneste functies lopen fout omdat de cursor niet in dit vak staat vóór de volgende functie ingebracht wordt.
Klik bovenaan links, in het tekst vak waar de cel naam staat, op het neerwaarts pijltje.
Klik terug op de ALS functie: er verschijnt een nieuw – leeg – functie scherm waarin je de tweede logische test gaat opbouwen.
In dit deel van de formule gaan we kijken op de voorraad groter is dan de tweede parameter (10). Als dat zo is tonen we de korting van 10% die in cel E28 staat.
In dit voorbeeld zijn er drie parameters. We moeten dus in totaal ook drie functies hebben in de formule.
Voer bovenstaande bewerking nog een keer uit vanaf punt 2).
Een eenvoudige manier om geneste functies goed te verwerken is met het volgende regeltje:
Gebruik evenveel geneste functies als er parameters zijn.
Dit is het uiteindelijke resultaat
Naar mate de verkoop vordert, zal de voorraad zakken en zodra een ‘aantal in voorraad’ onder een parameter komt, zal ook de korting wijzigen.
Indien een optie aan een voorwaarde voldoet, dan moet er een functie of formule uitgevoerd worden.
In onderstaand voorbeeld wordt getest of Optie voldoet aan 1, 2 of 3. Afhankelijk van de waarde worden de getallen in Optie 1, 2 of 3 gesomd. We gebruiken dus de functie =SOM() binnen de =ALS() formule.
Het zal zeker gebeuren dat er aan meerdere voorwaarden moet voldaan worden vóór een beslissing op één of andere manier berekend wordt.
We gebruiken onderstaand voorbeeld als uitleg. Zoals alle voorbeelden is ook dit voorbeeld uit de lucht gegrepen.
Ben je eigenaar van het gebouw EN is het gebouw ouden dan 20 jaar EN verdien je minder dan 35.000 euro, dan kom je in aanmerking voor een subsidie.
- Klik op Fx en begin met de =ALS() functie te tonen.
- Er moeten meerdere logische testen uitgevoerd worden > de cursor staat in het vak van ‘logische test’ > klik direct in het tekst vak, linksboven waar nu ALS staat.
- Ga opzoek naar de =EN() functie
- Waarschijnlijk zal je onderaan deze lijst op ‘meer functies’ moeten klikken. Je komt dan terug in het ‘Functie invoegen’ scherm. Zoek hier naar de =EN() functie en klik OK.
- Vul nu het EN functie scherm in > per vraag ga je een logische test uitvoeren. Staat de inhoud van cel A4 op “ja”, staat cel B4 op “ja” en staat cel C4 op “ja”? Vul evenveel logische testen in, als er vragen zijn.
- Klik NIET OP OK !
- Om verder te gaan met de formule > klik bovenaan in de =ALS() functie > je komt terug in dat scherm en je kan de formule vervolledigen.
- Klik op OK om de formule te bevestigen.
- Enkel indien ALLE cellen op “ja” staan, wordt het goedgekeurd.
Naar analogie van bovenstaande uitleg, kan er ook met =OF() gewerkt worden. Dan ben je OF eigenaar OF is het gebouw ouder dan 20 jaar OF verdien je minder dan 35.000 euro.
Indien bij één van de velden een “Ja” staat heb je recht op de subsidie. Enkel als er overal “nee” staat zal het niet goedgekeurd worden. Xx screenshot
De =KIEZEN() functie biedt een alternatief indien =ALS() formules te lang worden.
Er zijn ook nog andere mogelijkheden:
Uit een cel die een datum bevat, haal je met een functie het jaar, de maand, de week en de dag.
Maar het kwartaal, daar bestaat geen functie voor.
We kunnen ze wel zelf maken met de =ALS of de =KIEZEN functie waarbij deze laatste de eenvoudigste is.
In dit onderstaand voorbeeld wordt eerst de =MAAND uit de datum gehaald en =KIEZEN bepaalt dat maanden 1, 2 en 3 tot kwartaal 1 behoren.
Je zou deze twee functies ook kunnen combineren in één enkele:
Met de =INFO(“directory”) functie kan je in een cel de opslaglocatie van het huidige bestand tonen.
